Datenschutzerklärung

Stand: 15. November 2026

Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche personenbezogenen Daten die App Offizia und die Website offizia.app verarbeiten, wozu, und welche Rechte Sie haben. Wir erheben nur, was die App zum Funktionieren braucht.

Wer verantwortlich ist

Offizia wird von der ActaPro OÜ, Estland, angeboten („wir“). Fragen zum Datenschutz jederzeit an info@offizia.app.

Ihr Konto und diese Website. Für die Daten Ihres Kontos und für diese Website sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Die Daten einer Apotheke. Dienstplan, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Checklisten und Stammdaten des Teams gehören zur Apotheke. Für diese Daten ist die Apotheke als Arbeitgeberin verantwortlich. Wir verarbeiten sie in ihrem Auftrag (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Den Vertrag dazu erhält die Apotheke auf Anfrage an info@offizia.app.

Welche Daten wir verarbeiten

Ihr Konto. Name, E-Mail-Adresse und ob sie bestätigt ist, Sprache, Darstellung (hell oder dunkel) und Ihr Passwort, das unser Anmeldedienst nur als sicheren Hash speichert. Wenn Sie sich mit Google oder Apple anmelden, erhalten wir von dort Name, E-Mail-Adresse und eine Kontokennung.

Team und Stammdaten. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rolle, Qualifikationen, Standort und Berechtigung. Dazu, wenn die Apotheke sie einträgt: Anschrift, Geburtstag, Personalnummer, Eintritt, Probezeit, Vertragsende, Vertragsdaten (Sollstunden, Urlaubsanspruch) und der Stundenlohn.

Dienstplan und Arbeitszeit. Geplante Schichten, Wünsche und Verfügbarkeiten, Anträge auf Tausch oder Abgabe, gestempelte Zeiten und Pausen mit Zeitpunkt und Gerät (App, Browser oder Stempeluhr Station), Korrekturen, das Stundenkonto und Zuschläge.

Abwesenheiten. Art, Zeitraum, Status und Notiz einer Abwesenheit. Dazu gehört auch die Angabe „krank“. Das ist ein Gesundheitsdatum und besonders geschützt.

Checklisten. Welche Aufgabe wer wann abgehakt hat, eingetragene Werte (zum Beispiel eine Temperatur), Notizen, Gründe und Nachweisfotos.

Ort. Eine Checkliste kann an einen Ort gebunden sein. Dann vergleicht die App beim Abhaken den Standort des Handys auf dem Handy mit diesem Ort. Wir speichern nur das Ergebnis, „vor Ort“ ja oder nein, und nie die Position. Die App fragt den Standort nur ab, während Sie sie benutzen, und nur für solche Checklisten.

Kamera und Fotos. Die App öffnet Kamera oder Fotomediathek nur, wenn Sie ein Foto hinzufügen. Sie speichert nur die Fotos, die Sie auswählen, in verkleinerter Größe.

Pinnwand. Ansagen, Kommentare, Anhänge und Lesebestätigungen.

Mitteilungen. Damit Ihr Gerät Mitteilungen erhält, speichern wir eine Gerätekennung des Mitteilungsdienstes von Apple oder Google und die Sprache des Geräts. Die Texte der Mitteilungen nennen nie den Grund einer Abwesenheit.

Stempeluhr Station. Für die PIN speichern wir nur einen Hash, nie die PIN selbst.

Kalender-Abo. Wenn Sie Ihre Schichten im Kalender abonnieren, ruft Ihr Kalender sie über eine geheime Adresse ab. Wer diese Adresse kennt, sieht Ihre Schichten. Sie können die Adresse in der App löschen.

Einladungs-E-Mails. Wenn eine Apotheke jemanden einlädt, senden wir an diese Adresse eine E-Mail mit dem Namen der Apotheke und der einladenden Person.

Import aus einem anderen Programm. Wenn eine Apotheke ihre Daten aus Aplano übernimmt, nutzt Offizia den Zugangsschlüssel einmal für den Import und speichert ihn nicht.

Technische Daten. Wie jeder Onlinedienst verarbeiten unsere Server technische Daten wie IP-Adressen und Geräteinformationen, um App und Website auszuliefern und sicher zu betreiben.

Wir verwenden in der App und auf der Website keine Werbung, keine Analyse- und keine Tracking-Dienste. Die Website setzt keine Cookies. Sie merkt sich im Browser nur, ob Sie in der App angemeldet sind, damit der Knopf „App öffnen“ erscheint.

Wozu wir die Daten verarbeiten

Wir verarbeiten die Daten Ihres Kontos, um Ihnen den Dienst bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Technische Daten verarbeiten wir, um den Dienst sicher zu betreiben und Missbrauch zu verhindern (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Daten des Teams verarbeitet die Apotheke für das Arbeitsverhältnis: Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung, Urlaub, Lohnabrechnung und die Dokumentation ihrer Betriebsabläufe. Die Rechtsgrundlage dafür bestimmt die Apotheke als Verantwortliche.

Ihr Gerät fragt Sie um Erlaubnis, bevor die App Standort, Kamera, Fotos oder Mitteilungen nutzen darf. Sie können die Erlaubnis jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts widerrufen.

Wer welche Daten sieht

Berechtigungen in der Apotheke regeln, wer was sieht:

Alle im Team sehen den veröffentlichten Dienstplan, Namen, Rollen und Telefonnummern der Kolleg:innen sowie die Pinnwand.
Kolleg:innen sehen bei einer Abwesenheit nur „abwesend“, nicht den Grund. Den Grund sehen die Person selbst sowie Manager und Admins.
Die eigenen Arbeitszeiten, das eigene Stundenkonto und die eigenen Stammdaten sieht die Person selbst. Manager und Admins sehen sie für ihr Team.
Den Stundenlohn und die Lohnarten sehen nur Admins.
Personen außerhalb der Apotheke sehen ihre Daten nicht.

Wo die Daten liegen und wer uns hilft

Die Daten der App liegen in der Europäischen Union, auf Servern in Frankfurt am Main. Wir setzen diese Dienstleister ein, die Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten:

Google Firebase (Google Ireland Ltd.) für Anmeldung, Datenbank, Dateien, Serverfunktionen, Mitteilungen und das Hosting der Website.
Unser E-Mail-Anbieter versendet Einladungs-E-Mails und E-Mails zur Bestätigung Ihrer Adresse.
Apple und Google, wenn Sie sich mit ihnen anmelden, für Mitteilungen auf Ihrem Gerät und für die Auslieferung der App über App Store und Google Play.

Einige dieser Anbieter können Daten auch in den USA verarbeiten, zum Beispiel für den technischen Support. Solche Übermittlungen sind durch das EU-US Data Privacy Framework oder die EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Wir verkaufen Ihre Daten nie.

Wie lange wir Daten speichern

Die Daten Ihres Kontos speichern wir, solange Sie ein Konto haben. Die Daten einer Apotheke speichern wir, solange die Apotheke Offizia nutzt. Wie lange Dienstpläne, Arbeitszeiten und Abwesenheiten aufbewahrt werden, entscheidet die Apotheke im Rahmen ihrer gesetzlichen Pflichten. Verlässt eine Person das Team, bleiben ihre Einträge Teil der Aufzeichnungen der Apotheke. Technische Protokolle werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

Ihr Konto löschen

Sie können Ihr Konto jederzeit in der App löschen: Einstellungen, dann „Konto löschen“. Ihr Konto und Ihr Profil werden sofort gelöscht. Eine Apotheke, in der nur Sie Mitglied sind, wird ebenfalls gelöscht.

Wenn Sie die App nicht nutzen können, schreiben Sie von der Adresse Ihres Kontos an info@offizia.app mit dem Betreff „Konto löschen“. Wir löschen Ihr Konto innerhalb von 30 Tagen und bestätigen Ihnen das. Ihre Einträge im Dienstplan und in der Zeiterfassung einer Apotheke bleiben Teil der Aufzeichnungen dieser Apotheke. Wenden Sie sich dafür an die Apotheke.

Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen. Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Für die Daten Ihres Kontos schreiben Sie an info@offizia.app. Für Daten aus Ihrem Arbeitsverhältnis wenden Sie sich an Ihre Apotheke; wir unterstützen sie dabei. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der estnischen Datenschutzbehörde (Andmekaitse Inspektsioon) oder bei der Behörde an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort.

Sicherheit

Alle Verbindungen zur App und zur Website sind verschlüsselt. Zugriffsregeln in der Datenbank sorgen dafür, dass nur die Mitglieder einer Apotheke ihre Daten lesen können und dass Löhne und Abwesenheitsgründe nur die Berechtigten erreichen.

Kinder

Offizia ist ein Werkzeug für die Arbeit in der Apotheke. Es ist nicht für Kinder unter 16 Jahren gedacht.

Änderungen

Wenn wir diese Datenschutzerklärung ändern, aktualisieren wir sie auf dieser Seite und ändern das Datum oben. Über wichtige Änderungen informieren wir zusätzlich in der App oder per E-Mail.