Für Apotheken und ihre Teams
Offizia bringt Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Checklisten Ihrer Apotheke in eine App: auf dem iPhone, auf Android und im Browser.
Leertaste nimmt die Schicht auf. Pfeiltasten verschieben sie. Leertaste legt sie ab.
Probieren Sie es aus: Am Donnerstag ist ab 16:30 Uhr kein:e Apotheker:in eingeplant. Ziehen Sie die offene Schicht aus der obersten Zeile auf Jonas Albers.Tippen Sie auf die offene Schicht und dann auf die Zeile von Jonas Albers.
Funktionen
Was im Dienstplan steht, kennt die Stempeluhr. Genehmigter Urlaub erscheint im Plan. Und die Checkliste weiß, wer heute die Frühschicht hat.
Dienstplan
Die Wochenansicht zeigt Ihr Team in Zeilen und die Tage in Spalten, oben die Zeile „Offene Schichten“. Schicht-Vorlagen ziehen Sie in den Plan, eine Wochen-Vorlage füllt ganze Wochen, und Sie ändern nur die Ausnahmen. Ihr Team sieht den Plan, sobald Sie ihn veröffentlichen, und erhält dann eine Push-Nachricht.
Zeiterfassung
Ihr Team stempelt auf dem eigenen Handy, im Browser oder an der Stempeluhr Station im Backoffice: Namen antippen, vierstellige PIN eingeben. Das Stempeln funktioniert auch ohne Netz und wird später übertragen. Das Stundenkonto zeigt für jede Woche Sollstunden, geleistete Stunden und Überstunden.
Abwesenheiten
Urlaubsanträge kommen aus der App, und Sie genehmigen sie mit einem Tipp. Ein halber Tag zählt als halber Tag. Das Urlaubskonto zeigt Anspruch, genehmigte Tage und Resturlaub, und die Feiertage Ihres Bundeslands sind eingebaut.
Checklisten
Die Listen des Tages stehen in der Reihenfolge, in der sie fällig sind. Messwerte wie die Kühlschranktemperatur haben einen erlaubten Bereich, zum Beispiel 2–8 °C. Liegt ein Wert außerhalb, entsteht eine Folgeaufgabe. Nachweisfotos gehören dazu, und den Bericht eines Monats oder Jahres erhalten Sie als PDF.
Für Inhaber:innen und Filialleitungen
Abends am Laptop planen, zwischendurch am Handy nachsehen: Sie sehen auf einen Blick, ob der Tag läuft.
Für das Team
Apotheker:innen, PTA, PKA, Azubis und der Botendienst öffnen Offizia und sehen, was heute ansteht.
Noch nicht eingestempelt
Gemacht für Apotheken
Eine Apotheke ist kein Café: Ohne Apotheker:in bleibt die Tür zu, und ein Notdienst zählt anders als eine Spätschicht. Offizia plant damit.
Der Dienstplan prüft, ob in jeder Öffnungsstunde eine approbierte Person eingeplant ist. Fehlt jemand, zeigt der Plan die Lücke mit Uhrzeit.
Der Notdienst ist eine eigene Schichtart mit eigener Zählung und eigenen Zuschlägen. Er steht im Plan und auf der Startseite „Heute“.
Führt Ihre Apotheke ein Jahresarbeitszeitkonto, sieht der Bundesrahmentarifvertrag zwei Wochen Vorlauf für den Dienstplan vor. Beim Veröffentlichen zeigt Offizia, wie viel Vorlauf bleibt.
Jede Checkliste gibt es als Monats- oder Jahresbericht im PDF. So liegt der Nachweis bereit, wenn der Pharmazierat danach fragt.
Kühlschranktemperatur, Hygieneplan, BtM-Bestand, Verfallskontrolle, Waagenprüfung, Selbstinspektion und weitere Listen sind vorbereitet. Sie passen sie an Ihre Apotheke an.
Hauptapotheke und Filialen stehen zusammen auf einer Seite oder einzeln. Sie filtern nach Standort, Bereich und Rolle.
Wechsel
Ob Sie heute ein anderes Programm nutzen oder Papier und WhatsApp: Offizia fragt nur ab, was es nicht selbst mitbringen kann.
Von Aplano
Sie nutzen heute Aplano? Offizia übernimmt Standorte, Rollen, Team, Schichten, Zeiten und Abwesenheiten über die offizielle Schnittstelle. Das Team lässt sich auch aus einer CSV-Datei übernehmen. Die Begriffe bleiben die gewohnten.
Den Zugang zur Schnittstelle verwendet Offizia einmal und löscht ihn danach. Am Ende erhalten Sie einen Bericht: was übernommen wurde, was nicht und warum.
Von Papier, WhatsApp und Ordnern
Sie legen Ihre Apotheke mit Bundesland und Öffnungszeiten an. Rollen, Bereiche, Abwesenheitstypen, Zuschläge und die Checklisten für die Apotheke sind dann schon da.
Ihre erste Woche speichern Sie als Wochen-Vorlage. Danach ändern Sie nur noch die Ausnahmen.
Datenschutz
Dienstpläne, Arbeitszeiten und Krankmeldungen sind vertraulich. Offizia behandelt sie so.
Preise
In Apotheken arbeiten viele in Teilzeit oder im Minijob. Wer pro Kopf abrechnet, lässt Sie für jede Aushilfe zahlen.
Bei Offizia zählt die Apotheke. Ob acht Personen im Plan stehen oder achtzehn: Der Preis bleibt gleich, und alle Funktionen sind enthalten.
Offizia für Ihre Apotheke
Angebot bis 31. Dezember 2026
67 € 79 € pro Apotheke und Monat,
zzgl. Umsatzsteuer
Wer sich bis zum 31. Dezember 2026 anmeldet, behält den Preis von 67 € dauerhaft. Danach kostet Offizia 79 € im Monat.
Jeder weitere Standort im Filialverbund+ 49 €
Beim Einrichten fragt Offizia, ob Sie Daten übernehmen möchten. Aus Aplano holt der Import Standorte, Rollen, Team, Schichten, Zeiten und Abwesenheiten über die Schnittstelle. Das Team lässt sich auch aus einer CSV-Datei übernehmen. Danach prüfen Sie in einem kurzen Schritt die Startwerte der Stundenkonten und den Resturlaub. Mehr dazu steht im Abschnitt Wechsel.
Als App auf iPhone und Android und in jedem aktuellen Browser. Für den gemeinsamen PC oder ein Tablet im Backoffice gibt es die Stempeluhr Station: Sie bleibt für einen Standort angemeldet, und gestempelt wird mit Namen und PIN.
Ja. Die E-Mail-Adresse ist freiwillig. Wer keine hat, steht trotzdem im Dienstplan und stempelt an der Stempeluhr Station mit der eigenen PIN. Für die App auf dem eigenen Handy braucht jede Person ein Konto. Dem Team tritt sie per Einladung oder mit einem Beitrittscode bei.
Die Stempelung wird auf dem Gerät gespeichert und übertragen, sobald die Verbindung zurück ist. Vergessene oder falsche Zeiten lassen sich nachträglich korrigieren. Die Leitung bestätigt die Änderung, und der alte Wert bleibt im Verlauf sichtbar.
Sie geben den Monat frei und exportieren ihn. Offizia erzeugt Dateien für DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt, mit Personalnummern und einer Zuordnung der Lohnarten, die Sie selbst festlegen. Dazu gibt es einen allgemeinen Export als CSV und Excel und den Stundenzettel jeder Person als PDF.
Die Daten Ihrer Apotheke liegen auf Servern in Frankfurt am Main. In der Apotheke regeln Berechtigungen, wer was sieht: Löhne sehen nur Admins, den Grund einer Krankmeldung sieht nur die Leitung. Offizia nutzt keine Tracker und keine Analyse-Dienste. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten Sie auf Anfrage.
Offizia ist monatlich kündbar. Vorher können Sie Ihre Daten exportieren (Einstellungen → Datenexport).
Auf Deutsch und auf Englisch. Die Sprache stellen Sie in den Einstellungen um.
Kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Bei Fragen schreiben Sie an info@offizia.app.